Oh my godMit der Zeit sammelt sich Unmengen Papierkram an. Die tägliche Post, wichtige und unwichtige emails, die ausgedruckt werden oder auch Schreiben aus der Schule oder dem Geschäft lassen einen Papierstapel schnell in die Höhe steigen. Das Sortieren wird dann gerne immer weiter herausgezogen, bis man den Überblick komplett verliert oder wichtige Dokumente gar nicht mehr findet.

Deswegen sollte man sich klar definierte Regeln erstellen, um dem Chaos weitgehend entgegen zu gehen.

Man ärgert sich schließlich über  nichts mehr wie ein Mahnungsschreiben samt Gebühren, wenn man vergessen hat ein richiges Schnäppchen zu bezahlen. Und schnell wird das Schnäppchen wesentlich teurer als bei einem Einkauf um direkt um die Ecke.

Ablagefächer für die schnelle Vorsortierung

Gerade, wer viel mit Rechnungen arbeitet oder Post erhält, die vielleicht erst in einigen Tagen beantwortet werden kann, sollte mit Ablagefächern arbeiten. Hier können Dringlichkeitsstufen festgelegt werden und man erkennt beim ersten Blick, in welchem Fach Post vorhanden ist, die noch zügig abgearbeitet werden sollte.

Eine Alternative wäre eine Eingliederung beispielsweise in „Antwort erforderlich“, „Abheften“, „offene Rechnung“ usw.

Briefwechsel lochen oder nicht?

Briefe und Unterlagen, welche möglicherweise an anderen wichtigen Stellen vorgelegt werden sollen, sollten nicht unbedingt gelocht werden. Um hier einen guten und souveränen Eindruck zu hinterlassen bietet es sich an, diese in Klemmhefter wie sie beispielsweise auf dieser Seite vorhanden sind, abzuheften. So können sie in perfektem Zustand übergeben werden und es bleibt schließlich dem „End-Empfänger“ überlassen, wie er diese Unterlagen letztendlich aufbewahren möchte.

Ordnung durch Behältnisse

Papiere und wichtige Dokumente können auf ganz verschiedene Art und Weise gelagert werden.

Während Fotos und interessante Zeitungs- / Magazinartikel sehr gut in beschrifteten Kartons untergebracht werden können, sollten wichtige Dokumente auch entsprechend aufbewahrt werden.

Insbesondere persönliche Dokumente, wie

  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Reisepass
  • Impfpass
  • Arbeitsverträge
  • Kfz-Brief
  • Zeugnisse

sollten in stabilen Ordnern, bestenfalls zusätzlich in Klarsichthüllen, aufbewahrt werden. Sie gehören an einen sicheren Ort, auf den jederzeit zugegriffen werden kann.

Beschriftung ist das A und O

Die Beschriftung der Ordner / Kartons kommt eine besondere Bedeutung zu. Insbesondere sollte gerade bei Bankunterlagen eine Jahreszahl notiert werden, da es eine gesetzliche Regelung zur Aufbewahrungsfrist gibt. Versicherungsunterlagen sollten thematisch passend in Ordner zusammengeführt werden, beispielsweise ein Ordner mit Sachversicherungen, einer mit Personenversicherungen.

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